En France, on est de plus en plus à se lancer en tant que travailleur·se indépendant·e.
Les causes ? Elles sont multiples : volonté de s’affranchir d’un·e boss, de s’épanouir dans son boulot, d’imposer ses idées, de mettre en place son propre emploi du temps… Bref, le charme de l’indépendance.
Seulement, avec l’indépendance vient la charge de travail.
Se lancer en freelance implique de revêtir plusieurs casquettes à la fois. Et lorsqu’il s’agit d’organiser cette masse de tâches, on peut se sentir submergé·e et rapidement regretter le temps salarial…
En tant qu'indépendante, je suis évidemment passée par là.
Je n’arrêtais pas de changer d’appli pour m’organiser : Asana, Trello, Click-Up… Mais aucune d’elles ne me satisfaisait à 100%.
De nature organisée, j’arrivais à m’en sortir, mais il me manquait toujours un petit truc qui me frustrait dans ma façon de travailler.
Et c’est totalement par hasard qu’un beau jour, je tombai sur Notion. Je sais, on t’en parle un peu partout mais toi tu ne vois pas l’intérêt d’une appli aussi complexe d’apparence.
Eh bien tu es au bon endroit !
Aujourd’hui, je vais te parler de Notion avec passion et t’expliquer ce que c’est, ses particularités, comment te l’approprier, ses tarifs… tu sauras tout !
Notion, c’est un puissant outil de productivité qui t’aide à gérer tes projets facilement et à suivre leur avancement : ça centralise et interconnecte tous tes outils et toutes tes données.
En bref, c’est à la fois tes notes, ton gestionnaire de projets, ton calendrier, ta to do list, ton annuaire, et bien plus, le tout réuni sur une seule et même interface.
Le but est de t’éviter de naviguer constamment entre plusieurs documents ou outils, en créant un espace où tu peux tout centraliser.
Quand je dis tout, c’est vraiment tout, même ton équipe. Eh oui, Notion est aussi une plateforme collaborative ! Ton équipe peut travailler sur du contenu partagé en temps réel, où qu’elle soit, quelle que soit l’heure ou l’appareil qu’elle utilise : ciao les mails pour dire qu’on a fait une modification sur la présentation client du lendemain ! Ça permet de faciliter la collaboration entre les membres.
En effet, Notion interconnecte ses outils pour une utilisation optimisée. C’est-à-dire que les données de tes différentes bases sont synchronisées pour avoir une vue 360 de ta gestion de tâches.
Et tout ça sans taper une ligne de code ! Notion entre dans la catégorie des logiciels no-code, c’est-à-dire que son utilisation ne nécessite aucune compétence en développement puisqu’elle repose sur un système de glisser-déposer.
Son créateur, Ivan Zhao, est un designer. L’accessibilité et la praticité de son produit étaient donc au coeur de son projet. Avec Notion, il a voulu permettre à chaque utilisateur, novice ou confirmé, de l’adapter à son propre usage, en partant d’une base épurée.
Le petit + de Notion, c’est que son interface est personnalisable. Tu peux y ajouter des images, des icônes, des émojis… pour en faire un espace de travail à ton goût.
Comme je l’ai évoqué plus haut, Notion centralise tous tes outils de gestion. Toi qui es multi-outils et jongleur·se pro, c’est un vrai plus pour ton organisation. Le fait de naviguer entre ces différents outils te fait perdre du temps en effectuant des tâches certes utiles à ton travail, mais non créatrices de valeur ajoutée directe. Et quand on sait combien le temps est précieux en tant qu’indépendant·e, on fait tout pour en gagner !
Sur Notion, tu pourras :
· prendre tes notes comme sur Word ;
· gérer tes projets avec une vue chronologique (diagramme de Gantt) comme sur Click-up ;
· gérer ta to do comme sur Asana ;
· gérer ton calendrier éditorial comme sur Trello ;
· déposer tes documents sur un cloud comme avec Google Drive ;
· chercher des infos internes grâce au wiki comme sur le web ;
· chercher tes contacts dans ton annuaire comme sur Excel...
et tellement plus !
Tout ce que je viens de te montrer se fait sur la même plateforme, Notion. De ce fait, on peut interconnecter toutes ces données, et ça c’est le véritable avantage de Notion.
Tu n’écriras jamais deux fois la même information. Si elle existe quelque part dans ton espace, il te suffira de la lier.
Par exemple, tu as un appel avec un client pour un projet. Tout naturellement, tu prendras des notes. En prenant les notes de cet appel sur Notion, tu pourras les relier à ton client, qui lui-même est relié au projet, qui lui-même est relié à une liste de tâches : tout est synchronisé !
Maintenant que tu as compris la puissance de Notion, on va voir comment se l'approprier.
Avant de commencer à l’utiliser, il est important de connaître ses composantes et leurs termes.
C’est pourquoi on va débuter avec un peu de vocabulaire : pas de panique, ce sera concis !
Tout élément que tu crées dans Notion est un bloc. Ce bloc, il peut prendre différentes formes selon l’usage que tu en fais et les propriétés que tu lui donnes. Ça peut être du texte, de l’image, un bouton, une page, une base de données, etc.
Ci-dessous, le texte est un bloc de type “texte”. La photo est un bloc de type “image”, et la vidéo de type “média”. Cette page comporte donc trois blocs en tout.
On reconnait un bloc aux 6 petits points qui apparaissent lorsqu’on le survole avec le curseur.
Le mot qui fait peur… Et qui, en réalité, va te changer la vie !
C’est un ensemble de données de la même famille que tu vas pouvoir mettre en page sous différentes formes.
Ça peut être un tableau kanban, une liste, une galerie, un calendrier, une table, etc… C’est toi qui choisis la vue la mieux adaptée à ton fonctionnement.
Ci-dessous, la base données est en vue “tableau kanban”.
Chaque ligne qui la compose est une page. En d’autres termes, ta ligne dans ta base de données est un lien qui renvoie à une page contenant elle-même des blocs.
Ici, dans ma base de données “Tâches de la semaine”, j’ai ouvert la page “Tâche 1”.
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Tu entendras souvent les adeptes de Notion parler de leur espace de travail. Ça désigne simplement leur compte Notion, qui comprend l’ensemble des pages liées à leur organisation.
En d'autres termes, un compte = un espace de travail / workspace.
Ici, tu peux voir une partie des espaces de travail de deux de mes clientes, faits avec amour !
Un petit point d’histoire pour mieux retenir ce terme.
Le fil d’Ariane trouve ses origines dans l’histoire opposant le roi de Crète, Minos, au Minotaure qu’il aurait enfermé dans le célèbre Labyrinthe de Dédale. Le fil d’Ariane ferait donc référence au fil conducteur donné par Ariane à Thésée pour sortir du labyrinthe en question.
De nos jours, l’expression “fil d’Ariane” est utilisée comme métaphore pour trouver un chemin.
Pour en revenir à Notion, le fil d’Ariane situé en haut à gauche de chaque page est généré automatiquement, il indique où se trouve la page actuelle dans ton espace de travail. En gros, il te permet de te repérer dans ton espace de travail.
Dans l'exemple ci-dessous, le fil d’Ariane est surligné en vert. Il nous indique que je suis bien dans la page “Tâche 1” qui appartient elle-même à la base de données nommée “Tâches de la semaine”.
Il est également possible d’intégrer le bloc “Fil d’Ariane” n’importe où dans sa page.
Ces éléments, tu peux les manier à ta guise pour créer ton espace selon tes besoins. Voici donc quelques cas concrets des pratiques utiles sur Notion.
Et tellement plus !
Enfin, dernière question mais pas des moindres...
Notion propose en tout quatre offres :
Dans notre cas, on s'intéressera seulement aux deux premières, puisque les offres business et entreprise ne correspondent pas à notre activité (entreprises collaborant avec plus de 100 membres).
L'offre freemium de Notion. Elle convient largement à l'utilisation des débutants, avancés et confirmés, qui utilisent Notion seuls, ou en équipe de 10 membres maximum.
Je suis moi-même restée sur cette version gratuite qui m'a vraiment permis d'apprendre à utiliser l'outil sans grandes contraintes.
Avantages :
Le nombre maximal de blocs est de 1000. Cela peut paraître assez peu, mais en réalité, on met pas mal de temps à y arriver.
Inconvénients :
On ne peut pas charger des fichiers de plus de 5mo, ce qui peut être embêtant selon notre utilisation, mais peut être cependant complété par un lien vers un drive ou un fichier zippé si besoin.
Les automatisations dans les bases de données ne sont pas possibles non plus.
C'est une version payante, à raison de 7,50€ / mois si tu payes en une fois toutes les mensualités, et 9,50 / mois si tu payes chaque mois.
Elle convient à l’utilisation des débutants, avancés et confirmés, qui utilisent Notion en équipe de plus de 10 membres et jusqu’à 100 membres maximum.
Avantages :
Fini les contraintes de stockage, tant sur le nombre de blocs que sur la taille des fichiers !
Inconvénients :
Le prix étant par membre, je trouve ce plan un peu cher si l’on souhaite travailler en équipe. Le mieux est de continuer d’inviter les personnes sur une page qui fait office d’espace d’équipe si l’on ne souhaite pas de niveaux de confidentialité précis.
Je te glisse ici le lien qui te renvoie au comparatif des forfaits “Gratuit” et “Plus” sur le site web de Notion.
Notion propose désormais une offre IA, une option que tu peux ajouter à ton compte pour intégrer directement l’IA à ton espace de travail.
Le but est de t’aider à automatiser certaines actions pour booster ton flux de travail, comme par exemple :
· résumer des contenus ;
· suggérer des idées ;
· rédiger des brouillons ;
· corriger ton orthographe et ta grammaire ;
· traduire des textes.
Comment elle fonctionne ?
L'IA de Notion traite de grands ensembles de données pour prédire des résultats et générer des réponses. Elle fonctionne en détectant des patterns dans les données d'apprentissage, crée un modèle, le teste et s'améliore de manière itérative.
Est-ce que c’est sécurisé ?
Notion déclare que ces données sont chiffrées et privées, et ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles de l'IA.
Est-ce que ça vaut le coût ?
Comme toutes les IA, celle de Notion connaît des limites : elle peut produire des informations incorrectes ou obsolètes, du contenu nuisible ou bien biaisé. Alors certes, c’est un coup de pouce, mais ce n’est pas non plus une baguette magique qui effectueras toutes tes tâches. À toi maintenant de juger si elle répond à tes besoins.
Psstttt... Si tu veux en savoir plus, j'ai écrit un article sur l'IA de Notion que tu peux aller lire sur ce lien !
Je t’ai convaincu·e de passer à Notion mais tu n’as pas le temps ou les compétences pour développer ton espace ?
J’ai une offre qui pourrait bien t’intéresser…
